Faktureringsrutiner - 5 bra saker att tänka på

Först och främst, vilka uppgifter bör en faktura innehålla? 

Giltig faktura

Vid fakturering är det viktigt att fakturan innehåller korrekt information för att den ska räknas som en giltig faktura. Man får ta hänsyn till lagar och regler - allt från rätt momssats till betalningsvillkor. Den bör bland annat innehålla följande uppgifter:

• Fakturadatum 
• Unikt löpnummer
• Säljarens och köparens namn och adress
• Säljarens momsregistreringsnummer
• En beskrivning av varan eller tjänsten som säljs
• Pris
• Momsbelopp
• Förfallodatum

Det är vanligt att använda fakturamallar. En mall underlättar det löpande arbetet och ser till att ni har korrekta uppgifter på fakturan.

Integrering & automatisering

Gör inte faktureringsprocessen svårare än vad den behöver vara.

För att göra faktureringsprocessen så enkel som möjligt, både för er som företag och för era kunder, gäller det att hitta effektiva lösningar. Med smidig integrering och automatisering kan ni frigöra värdefull tid och även förenkla processen för kunden. 

Med ett automatiserat flöde, som är anpassat för just ert företag, kan ni skapa individuella inställningar för kunderna. Detta innebär att ni kan individanpassa betalnings- och faktureringsvillkoren och på så sätt får kunden möjligheten att erhålla sin faktura digitalt eller via papper.

Kommunicera via fakturan

Fakturan - en utmärkt kommunikationskanal

Konkurrensen hårdnar och kundernas förväntningar ökar ständigt. Desto viktigare är det att alltid vara i framkant. Via fakturan finns det en utmärkt möjlighet att kommunicera med kunden och på så sätt stärka era kundrelationer och varumärket. Det går att dela personifierade erbjudanden oavsett om kunden väljer att få fakturan via papper, e-post eller som e-faktura. Du kan genom fakturan förmedla viktig information kring förändringar som sker på marknaden som kan vara av värde för din kund. .

Kundupplevelsen vid fakturering

Vikten av en smidig betalningslösning är A och O

Hela köpprocessen är viktig för kundupplevelsen och fakturan spelar en stor roll. Den ska upplevas som något enkelt och smidigt. Genom att se till så att informationen är tydlig och inte skapar missförstånd minskar du onödig friktion mellan köpare och säljare. 

Ett smidigt sätt att betala sin faktura på är genom autogiro. Då dras rätt summa vid rätt tidpunkt. Enkelt för både företag och kund.

Vad händer om fakturan inte blir betald?

Vid leverans av en vara eller tjänst mot faktura sätter man sig i en ekonomisk risk. Vad händer om inte kunden betalar? 

Om inte kunden betalar hamnar du som företagare i en situation som inte bara betyder förlorade intäkter, utan även att relationen till kunden kan påverkas. Därför är det viktigt att ha ett fungerande upplägg där man slipper otrevligheter och har en respektfull och tydlig process när en faktura är obetald.

När betalningen inte sker i tid har du som säljare rätt att ta ut en påminnelseavgift och dröjsmålsränta och därefter ge en ny tidsfrist. Betalas inte påminnelsen inom den tid som står på påminnelsefakturan skickas ett inkassokrav. Se till att inkludera information från den ursprungliga fakturan och även addera eventuella dröjsmålsavgifter.

Du som företagare behöver stödja hela fakturans livscykel tills den är betald. Genom att ha en kundtjänst som stödjer kundärenden under hela perioden då fakturan är obetald med olika typer av support som exempelvis callcenter, chattkanaler och en backoffice-funktion för hantering av e-post mm.

Det är uppenbart att det är en hel del att tänka på vid fakturering. Vi på PayEx har lång erfarenhet och stor expertis inom området. Vi erbjuder skräddarsydda lösningar där det är möjligt att överlåta delar eller hela faktureringsprocessen till oss. Vi har callcenter som stödjer era ärenden både i Sverige och norden. Med digitalisering och automatiserade flöden skapar vi en smidigare upplevelse för era kunder. Låt oss hjälpa er till både bättre likviditet och minskad administration. 

Läs mer om våra fakturalösningar och hör av er om ni har några frågor.