Vårda kundrelationen genom service och kommunikation

Kundkommunikation är A och O

Det kanske säger sig självt för många att kommunikation spelar en viktig roll i alla företag - men ändå är det så otroligt vanligt att vi tar den för givet.

Kommunikation är inget lätt ämne att diskutera, eftersom det är en sådan integrerad och självgående del av våra dagliga interaktioner och arbetsprocesser. Därför är det viktigt för ditt företag att veta vad ni vil förmedla och kommunicera.

”Vi skapar en god och proffsig dialog genom att ha ett syfte, en medvetenhet och veta vad vi vill nå fram med, i alla våra kontakter med våra kunder”

Det gäller att du och ditt företag reder ut vad det är ni vill uppnå med er kommunikation, för att på så vis kunna utveckla den framåt, och förmedla den bästa möjliga service mot era kunder.

Vad innebär god service och kommunikation?

Det finns mycket du och ditt företag kan göra för att få bättre relationer till era kunder, och Ellinor har samlat sina bästa tips här nedan!

Ge kunden tillgänglighet och närvaro

En av de allra viktigaste delarna när det kommer till service och kommunikation är tillgänglighet och närvaro, för att kunden ska känna trygghet och stöd. Det kan du vara och ge på flera olika sätt.

Tillgänglighet handlar om att kunden ska kunna nå dig och ditt företag för att kunna ställa frågor, be om råd eller helt enkelt bolla idéer och tankar. I dagens digitaliserade värld förväntar vi oss snabba svar, så det gäller att du som företagare är redo.

Vi på PayEx kan till exempel stötta din verksamhets fakturering och inkassoärenden, vilket ofta innebär att kunderna vill ha svar snabbt. Till exempel har vi våra kunniga rådgivare på vårt Callcenter, som kan svara på alla dina kunders frågor och ärenden. Vi ha också ett gediget Back Office, som kan svara på dina frågor och funderingar vad det gäller dina kunder och Inkassoärenden.

Närvaro handlar om att då och då titta till kunden, och påminna dem om er relation. Till exempel, är vi på PayEx väldigt noga med att sätta upp rutiner för att påminna era kunder om deras fakturor, ge förslag på hur de kan slå ihop olika betalningar och skapa tydlig kommunikation för vad som sker vid ett inkassoärende.

I ett samarbete med oss bestämmer du hur mycket av kundkontakten vi tar över, för oavsett så är det du som känner din kund allra bäst. Läs mer om hur vi kan stötta dig med kundkontakt och inkassoärenden här!

Ge ett tydligt och relevant informationsflöde 

Idag sker kundkommunikation genom allt från företagets säljavdelning, kundservice, hemsidor, sociala medier till nyhetsbrev. Risken med alla dessa möjliga kommunikationskanaler är att man som företag bara kommunicerar för sakens skull, men då tappar man genast en stor del av värdet i det man gör - eftersom varken syfte, mål eller resultat på något vis går att följa.

För att undvika det, måste ditt företag vara medvetet om vad ni kommunicerar och varför. Till exempel:

• Är dina kunder aktiva på den här plattformen eller mediet där du kommunicerar informationen?
• Vad är det du vill att kunderna ska göra, känna eller förstå med den här informationen?
• Varför är det relevant för kunden att känna till den här informationen?
• Formulerar jag den här informationen på ett sätt som kunden kan förstå?
• På vilket sätt är kommunikationen av den här informationen kopplad till din verksamhets mål?

Vi på PayEx förespråkar att företag ska använda sin kundfaktura som en kommunikationskanal gentemot sina kunder för att förmedla viktig information. Till exempel när kunden får sin orderbekräftelse kan du i samma meddelande informera om hur de kan slå ihop sina betalningar på en faktura.

Likaså när kunden får en fakturapåminnelse, kan du informera om alternativ för delbetalningar eller andra erbjudande som ditt företag har i nuläget. Eftersom fakturorna är personliga, kan du dessutom förmedla personliga erbjudanden via fakturan direkt till kunden.

Läs mer om hur vi kan hjälpa dig med kundkommunikation här!

Skapa en flexibel betalningsprocess

Oavsett inom vilket försäljningsområde, innebär en flexibel betalningsprocess för dina kunder bara fördelar. Med flexibel menar vi att kunderna har möjlighet att välja hur de vill betala; direkt, på faktura eller via delbetalning. Enligt oss ska den här processen också fungerar sömlöst, samtidigt som den går att vrida och vända på efter kundens behov.

Till exempel att ge kunden möjligheten att samla alla sina fakturor på en månadsfaktura, eller att de kan ändra en faktura till delbetalning om det passar dem bättre. På så vis ökar sannolikheten att kunden väljer att handla hos er igen, och därmed skapar du dig en lojal kundkrets.

För att det ska fungera väl, både för dig och för din kund, gäller det att ditt företag har en ordentlig och effektiv fakturahantering - och det är inte alltid helt lätt att hinna med om man inte vill tumma på kvaliteten.

Därför kan du välja att överlåta hela eller delar av faktureringen till oss på PayEx, för att du ska kunna fokusera på andra delar av din verksamhet. Läs mer om hur vi kan hjälpa dig med din fakturahantering här!

Vara proaktiva och engagerade  

Slutligen, är det viktigt att du visar dina kunder att du är engagerad och kommer med proaktiva lösningar för att göra deras vardag lite enklare. Det kan vara allt från att ni informerar kunderna om alternativa lösningar på deras problem, föreslår en produkt ni tror kan passa dem, eller frågar om deras åsikter.

På PayEx erbjuder vi vad vi kallar för kontotjänster, alltså tillgång till en plattform för både dig och dina kunder. Kunden får tillgång till ett konto, där de får en tydlig överblick av alla sina betalningar och fakturor.

Du som företag kan via plattformen, på ett enklare sätt, förse kunden med viktig information eller fråga om deras åsikter gällande er service. Med våra kontotjänster kan du till och med erbjuda dina kunder abonnemang på era tjänster. Läs mer här!

”Genom att vara lyhörda för kundens behov kan vi ligga steget före i att göra lösningar och svar på deras frågor lättillgängliga. Det kan till exempel vara genom att anpassa och erbjuda flera olika betalningsalternativ så som autogiro eller Swish”.

Hur kan vi hjälpa dig?

Vi kan hjälpa dig att utveckla din verksamhet till det bättre, vad det gäller god service och kommunikation gentemot dina kunder och deras betalningsprocess. Kontakta oss här så kan vi boka in ett första möte!