Tips på hur du förbättrar företagets fakturering

07 juli 2021 • Tips • Fakturering

Det är inte alltid lätt att veta när det är dags att börja outsourca faktureringstjänster. Vad kostar det? Kommer det att löna sig? Hur mycket tid sparar man? Vi har satt ihop en lista på de vanligaste utmaningarna som företag som själva tar hand om hela faktureringsprocessen kan ställas inför. Och så klart tips på lösningar.

portrait
Vanliga utmaningar i faktureringsprocessen Lösningar
Kostsamt och sårbart manuellt arbete av personer som behövs på annat håll i företaget. Bristfällig intern dokumentation, eftersom tid saknas för att dokumentera förändringar i era flöden. Anlita en leverantör av faktureringssystem som kan ta hand om hela flödet inklusive manuellt arbete.
Kostnader för effektivisering och förbättring samt för löpande utbildning av telefonsupport.  Anlita en leverantör som kan erbjuda en lösning som passar just ditt företag. Gärna någon som förutom professionell telefonsupport kan ta fram en webbaserad selfservice-lösning. För när kunden själv kan lösa problemen blir både kunden och du glada. Här finns pengar att spara!
Krångliga interna utredningar med flera inblandade vid unhappy flow, där kunderna betalar för mycket, för lite, till fel konto osv. Använd ett system som automatiskt hanterar unhappyflow-situationer och som erbjuder en backoffice som tar hand om övriga ärenden på ett professionellt sätt.
Daglig kontakt och koordinering med många parter vid fakturering eller om något ska justeras: bank, leverantör av inkasso, print, porto, webbgränssnitt, reskontra, telefoni och e-post - plus redovisnings- och revisionsbyråer. Sikta på att samla alla tjänsterna hos en och samma leverantör, gärna en där du får en dedikerad kundansvarig.
Svårt att överblicka alla samarbeten med olika avtalstider, vilka man har förhandlat och uppdaterat sina priser med osv. Sikta på att samla alla tjänsterna hos en och samma leverantör. Det är betydligt enklare att förhandla med en part.
Känslig kravhantering mot kunder som inte betalar. Och kanske en inkassoleverantör som går på för hårt och skadar både kundrelationer och rykte. Använd en leverantör som skräddarsyr kravprocessen så att den passar dig och dina kunder och där du kan ha full koll på var dina kunder befinner sig betalningsmässigt utan att du behöver kolla i flera olika system.
Osäkerhet och många möten kring t.ex. GDPR, om hur ni ska följa nya regelverk osv. Anlita en professionell leverantör med egen legal- och complianceavdelning som förstår vikten av att följa lagar och regler och som ser till att ständigt vara uppdaterad.
Svårt att prioritera ekonomiavdelningens önskemål kring effektivisering. Anlita en leverantör som ständigt jobbar med integration och effektivisering. Det kommer att betala sig snabbt jämfört med om ni försöker lösa det själva.
Hur ska vi hinna omvärldsbevaka och se till att vi har marknadens bästa faktureringslösningar utifrån vårt behov? Anlita en innovativ leverantör med egen omvärldsbevakning. Du slipper investera i egna system och behöver inte vara orolig för att halka efter.
Kostsam och tidskrävande koordinering vid förändringar, uppgraderingar, flödestester eller byte av licenser i interna och externa system. Anlita en leverantör som tar hand om allt, så slipper du ha en massa olika licenser som behöver uppdateras och avstämningar med leverantörer för att får till förändringar i flödet.

 

Som du ser finns det en hel del fördelar med att outsourca hela eller delar av faktureringsprocessen. Men vad kostar det då? Om du lägger ut jobbet på en extern leverantör betalar du oftast ett fast pris per hanterad post, vilket innebär att du får en förutsägbar rörlig kostnad som är anpassad efter hur mycket du fakturerar. Så det du bör jämföra med är de fasta kostnader du skulle sitta med om du gör jobbet inhouse.

Mattias Blomberg

Head of Sales, PayEx Sverige

Mejla mig

Du kanske också är intresserad av

22 juni 2021 • Artiklar • Fakturering

Så kan vi hjälpa dig att sätta kunden i fokus

Som företagare vet du att det är mycket dyrare att skaffa en ny kund än att behålla en gammal. Därför bör du såklart göra allt för att kundresan ska bli så enkel som möjligt. Ändå är det av olika skäl oundvikligt att förlora kunder då och då, vilket du lyckligtvis kan dra viktiga lärdomar av.
Läs mer om hur du får lönsammare kunder