Frågor & svar

Tjänsten som PayEx och Sparbankerna har levererat hittills har funnits under lång tid. Det är därför dags för en teknisk uppdatering för att trygga framtidens leverans. Det innebär ett modernare och enklare gränssnitt att arbeta och hantera reskontran i.

Du kommer att bli kontaktad i god tid innan plattformsbytet för ett gemensamt möte med PayEx och din Sparbank. Vi tillsammans kommer fram till ett datum för genomförande som kommer att ske inom några månader. Plattformsbytet kommer att ske under 2026.

Dina fordringar kommer vid överenskommen tidpunkt att migreras till den nya plattformen, med undantag för eventuella fordringar som är långt gångna i inkassoprocessen. Detta är för att säkerställa kontinuitet för dig som kund och god inkassosed mot dina kunder.

Exakt hur migreringen kommer gå till och vilka steg som görs kommer du att få mer information om vid mötet mellan PayEx och din Sparbank.

Sedan tidigare avtal tecknades så finns det några skillnader i tjänstens innehåll och en del uppdateringar utifrån regulatoriska förändringar. Du kommer att få ett nytt avtal att skriva under samt ett tilläggsavtal som reglerar avslut av det tidigare avtalet.

Med det nya avtalet från PayEx medföljer en ny prislista och till viss del ny prismodell. Vi kommer sträva efter att hålla en prisnivå som motsvarar det ni betalar idag. När vi har haft ett gemensamt möte kommer du få mer information.

Ett gemensamt möte där PayEx och din Sparbank presenterar den nya tjänsteversionen.

Vi sätter ett preliminärt datum för övergången.

Din Sparbank ser över kreditvillkoren och eventuella uppdateringar.

I dialog med PayEx tar vi beslut på vilket sätt ni kommer hantera integration mellan PayEx och ert affärssystem framledes.

Som kund kommer du få uppdaterade avtal med PayEx för hanteringen av den nya tjänsteversionen och ett tilläggsavtal för att reglera avslut av tidigare avtal.

PayEx gör en teknisk implementation till den nya plattformen och ni får tillgång till ett nytt webbgränssnitt som vi kallar PayEx 360.

Vi håller en tät dialog kring status på förberedelser och integration.

Vi fastställer datum i samråd efter att förberedelserna är klara.

PayEx och din Sparbank genomför en migrering av de berörda fakturafordringarna och krediten enligt överenskommen dag för migrering.

Därefter är ni igång med att använda den nya plattformen.

Migreringen förväntas ta några dagar. Under de dagarna är det bra om du pausar att skicka nya fakturor till PayEx. Under pausen kommer PayEx att flytta med ev. bankgironummer och de flesta kundfordringar till den nya plattformen. När allt är klart kommer du få klartecken från PayEx att det är okej att köra igång med fakturering från det nya flödet.

Företagets beslutsfattare behöver godkänna och signera avtalet.

Ekonomipersonal/redovisningskonsult behöver anpassa sina processer efter gjorda förändringar.

De som hanterar reskontran behöver lära sig att navigera i det nya webbgränssnittet.

Om företaget kommer skicka faktureringsfiler direkt från affärssystemet och/eller ta emot återrapporteringen på ett automatiserat sätt kan ni behöva inhämta IT-resurs eller konsult. Framöver kommer ni kunna sända in faktureringsfiler med egen Cusinfil eller via PayEx integrationspartner Asteria

Ni kommer att ha ett kreditkonto/reskontra per valuta.

Har du ett eget bankgiro hos PayEx kommer detta att flyttas med i samband med migreringen. Delar företaget sitt bankgironummer med andra kunder hos PayEx kommer du tilldelas ett nytt bankgiro. Har du betalningar från utlandet eller i utländsk valuta kommer du få ett nytt IBAN-kontonummer att presentera på fakturor som ställs ut från och med migreringsdatumet.

PayEx kommer under en övergångsperiod att hantera eventuella betalningar som går till fel IBAN-kontonummer. Det kan innebära en liten tidsfördröjning. Det är därför viktigt att de kunderna som är berörda av nytt inbetalningskonto uppmärksammas på förändringen så att betalningsströmmarna hamnar rätt.

Vi kommer att hålla denna FAQ uppdaterad under resans gång.

PayEx kommer att erbjuda en särskild kundservice för frågor och dialog gällande plattforsbytet.

En särskild webbportal som supportar den tekniska integrationen.

En användarmanual till PayEx 360.

Ni kommer att få en första genomgång av gränssnittet i PayEx 360 innan migreringen och ett uppföljningsmöte när migreringen är genomförd.

Det finns flera alternativa sätt att skicka fakturadata till PayEx:

Elektronisk filöverföring till PayEx via SFTP.

Integration med hjälp av PayEx samarbetspartner Asteria

Manuell registrering/uppladdning i PayEx 360-gränssnitt.

Ja, den nya plattformen tar emot filer enligt en särskild filspecifikation som skiljer sig lite från filerna mot den gamla plattformen.

Format för filöverföring (Cusin, XML eller CSV) finns beskrivet i vår utvecklarportal som du hittar här.

PayEx erbjuder en integrationslösning mot den nya plattformen hos vår samarbetspartner Asteria.

System till systemkopplingar för ett urval av dagens affärssystem.

En virtuell skrivare som konverterar PDF-data.

När du exporterar dina fakturor till Asteria, loggar du in på en portal där du granskar och godkänner dina fakturor för överföring till PayEx. Skulle några fel uppstå får du felmeddelande i portalen.

Nej, när PayEx initierar migreringen kommer vi samtidigt ändra flödet hos Asteria. Du kommer att märka några mindre skillnader i användarupplevelsen som att du inte längre behöver lägga till panttexten. Det kommer att ske med automatik. Men i stort sett kommer det fungera på samma vis som tidigare.

Du kan ta ut ett kontoutdrag i internetbanken som visar gjorda transaktioner och överföringar.

Du hitta berörda konton i vår utvecklarportal och i användarmanualen. Utvecklarportalen hittar du här och användarmanualen ser du i PayEx 360 när du loggat in där.

Du kan erhålla bokföringsunderlag med händelserna från reskontran på följande sätt:

Heltäckande dagliga XML-filer

ARAccounting – den mest heltäckande återrapporteringen.

ARInvoiceTransaction – saknar detaljinformation om orsakerna till nedskrivning.

Virtuell skrivare – där du kan få en simulerad betalfil i Camt054-format.

Månadsrapport – du får ut en rapport i CSV-format som enkelt kan laddas ner till excel. Passar dem som vill slippa IT-anpassning för att ta emot de dagliga filerna eller de som vill fånga upp ytterligare bokföringshändelser som inte syns i Asterias återrapportering.

Du kommer få återrapportering med standardkonteringar enligt en BAS-kontoplan. Det innebär att du som använder andra konton i företagets bokföring behöver särskilja de konton PayEx levererar och de som gäller för din verksamhet.

Överskott betalas ut varje bankdag och ni får en daglig redovisning av detta.

Bokföringsunderlag från reskontran.

Redovisning av utbetalning till Fakturakreditkontot (BalanceReport)

Månadsfaktura gällande de överenskomna avgifterna.

PayEx har fått en instruktion från din sparbank om de villkor som gäller och framställer belåningsunderlaget utifrån det. Belåningsvärdet uppdateras under natten, måndag till fredag, Har du frågor om hur belåningsunderlaget räknats fram kan du kontakta PayEx support. Vill du diskutera en villkorsändring ska du kontakta din Sparbank. Kontaktuppgifter till PayEx hittar du längre ned i dokumentet.

Tidigare har du sett information om krediten i rapporter och webbgränssnitt i PayEx Online. I PayEx 360 ser du belåningsunderlagets värde med tillhörande detaljspecifikation som en rapport. Övrig information om din kredit och transaktioner på ditt Fakturakreditkonto ser du i internetbanken.

PayEx 360 påminner funktionsmässigt mycket om PayEx Online, men med ett nytt utseende och en modernare design. Du kommer som tidigare ha möjlighet till att påverka genom arbetslistor och åtgärder på faktura och kund.

Nyheter:

Inloggningssätt med modern multi-faktorautentisering (ersätter tidigare RSA-brickor)

Egen hantering av företagets användarbehörigheter

En dashboard med realtidsstatistik och grafer

Första användaren, som är administratör, får inloggningsuppgifter via e-post. Följ instruktionerna i mejlet för att aktivera kontot och logga in. Administratören kan därefter lägga till fler användare och tilldela behörigheter.

Det viktigaste som du bör veta hittar du i användarmanualen som finns i PayEx 360.

Administratören kan lägga till nya användare och ändra behörigheter under fliken “Företag/Användare” i PayEx 360. Nya användare får engångslösenord för första inloggningen.

Rapporter kan beställas och hämtas under fliken “Rapporter” i PayEx 360. Det finns olika typer av rapporter, inklusive bokföringsrapporter och åldersanalyser.

Nej, i PayEx 360 finns inget extra steg för att fylla i ett formulär. I stället säkerställer du efter fakturaimporten och innan dagens slut att eventuella ej belåningsbara fakturor eller kunder har fått korrekt belåningsstatus. Mer info hittar du under ”Hur ändrar jag belåningsstatus på fakturor eller kunder?”.

Om du fakturerar i annan valuta än SEK behöver du sätta upp ytterligare en reskontra hos PayEx för aktuell valuta. PayEx kan endast ta emot fakturor i samma valuta som reskontran. Stäm av med din Sparbank om du har fakturor i annan valuta än du har reskontra idag.

Om du vet att en kund eller enstaka fakturor inte uppfyller villkor för belåning ska du ändra belåningsstatus via PayEx 360. Detta görs på den enskilda fakturan eller kunden genom att söka fram den och välja “Ändra önskad belåningsstatus” i aktivitetslistan.

PayEx sätter upp din reskontra med defaultvärden för lägsta belopp att gå vidare med. Vill du ändra dessa värden behöver du kontakta PayEx kundservice. Kontaktuppgifter hittar du längst ner i FAQ:n.

Fakturor blir inlästa kort efter PayEx tar emot fakturafilen. I de värden som vi skickar till din Sparbank ingår alla fakturor som är aktuella i belåningsunderlaget just vid den tidpunkten. I stora drag innebär det att alla fakturor som har lästs in per kalenderdatum uppdateras i belåningsberäkningen hos din Sparbank nästa arbetsdag.

Om du föredrar att dina kunder erlägger en förseningsavgift istället för en påminnelseavgift så kan du kontakta PayEx kundtjänst så ordnar vi det. Kontaktuppgifter hittar du längst ned i FAQ:n.

Ränta enligt räntelagen används som standard, men om du har en fast räntesats som du vill ta ut mot dina kunder kan du informera oss i samband med att du skriver på avtalet. Samma räntesats gäller för hela reskontran och kan inte sättas unikt kund för kund.

En påminnelseavgift läggs alltid på som standard, så du behöver säkerställa att dina kundavtal och orderbekräftelser innehåller information om det.

PayEx skickar krav enligt en standardiserad kravprocess. Om betalning uteblir efter påminnelse och inkassokrav, kan fordran överföras till inkasso för vidare åtgärder.

Att notera är att kunden spärras för belåning vid överföring till inkassosystem. När gällande fakturor blir betalda, öppnas kunden automatiskt för belåning på nytt.

Om avgifter skrivs ner genom åtgärd från företaget eller om de hamnar under tröskelvärde för vidare kravåtgärder, kommer motsvarande belopp debiteras på nästkommande månadsfaktura plus moms.

PayEx har beslutat att använda modellen ”No Cure, No Pay”. Lite förenklat står PayEx för utläggen kopplat till indrivning av skulden, men när kunden betalar tillfaller de inbetalda avgifterna PayEx.

I praktiken innebär det att PayEx redovisar inbetalning av avgifterna till er bland övriga inbetalda klientmedel, men debiterar ett motsvarande belopp på nästkommande månadsfaktura plus moms.

Du har genom arbetslistan möjlighet att godkänna nästa kravåtgärd, lägga ett anstånd eller avsluta fakturan. Notera att om det föreligger felaktighet ska fakturan krediteras snarare än skrivas ned.

PayEx kommer att migrera samtliga fordringar med undantag för fordringar med utlandsinkasso och långtidsbevakning till den nya plattformen. De gamla bevakningsärendena kommer att redovisas direkt till er och inte via den nya rapporteringsströmmen vid en eventuell inbetalning. Från tidpunkten för migrering kommer avtalsvillkor och prislista i det nya avtalet gälla för de migrerade fordringarna. Det innebär att fakturorna som utgör belåningsunderlaget kommer att flyttas med.

Om ditt företag har inkassofordringar kvar i den gamla plattformen efter genomförd migrering, kommer du ha kvar tillgång till PayEx Online och få redovisningsunderlag för eventuella inbetalningar av dessa fordringar därifrån. Om företaget inte har inkassofordringar kvar, kommer tidigare avtal att avslutas omgående. Inför migreringen, säkerställ därför att företaget har sparat ner eventuella redovisningsrapporter eller andra underlag som kommer att behövas till arkivering och bokslut.

PayEx kommer att redovisa eventuella inkassobetalningar från den gamla plattformen till ert företagskonto.