Fakturering med omtanke – så stöttar vi Fonus och deras kunder

Att förlora en nära anhörig är en av livets mest omvälvande händelser. För Fonus är det därför avgörande att varje kund bemöts med omtanke och respekt även när det gäller faktureringen.

Fonus är Sveriges enda rikstäckande och mest anlitade begravningsbyrå och hanterar tusentals fakturor varje månad. Tillsammans med Familjens Jurist – Sveriges största juristbyrå med expertis inom familje-, företags- och boendejuridik – erbjuder Fonus ekonomisk förening prisvärda och högkvalitativa tjänster inom både begravning och juridik. 

När behovet av en samlad fakturering för hela koncernen växte fram valde Fonus att samarbeta med oss på PayEx. Resultatet är en smidigare administration och ett tryggt stöd som gör vardagen enklare både för medarbetarna och deras kunder.

En organisation med många behov

Som ekonomisk förening med flera affärsområden och ett brett nätverk av ägarorganisationer hanterar Fonus en omfattande verksamhet. Med en omsättning på 1,5 miljarder kronor, cirka 950 medarbetare och 300 kontor ställs höga krav på både administrativa och operativa lösningar.

För en organisation av denna storlek är det avgörande att ha en faktureringspartner som kan hantera alla delar av verksamheten.

CFO Niklas Personne förklarar vikten av en smidig administration:

"Det är otroligt viktigt att vi har en korrekt och effektiv fakturering som är så automatiserad som möjligt. Faktureringen är en del av kundupplevelsen, och särskilt inom begravningsverksamheten är bemötandet avgörande."

Lösning: skräddarsydd support och effektiv administration

För att hantera de omfattande fakturaflödena inom Fonuskoncernen behövdes en lösning som kunde samla allt i ett system.

När vi på PayEx tog över ansvaret för faktureringen kunde två separata processer slås samman, vilket minskade den interna administrationen och frigjorde tid för Fonus medarbetare att fokusera på sina huvudsakliga uppgifter. Helena Jensen, reskontraekonom på Fonus, beskriver samarbetet:

"Vi hanterar cirka 6 000 fakturor i månaden, och PayEx har hjälpt oss att skapa en effektiv process."

En av de största utmaningarna var att säkerställa att kunderna bemöts med omtanke och respekt, även i kontakten med kundtjänst. Ludvig Fischerström, Key Account Manager på PayEx, beskriver vikten av detta:

"I Fonus fall lade vi stor vikt vid att specialisera kundsupporten och se till att rätt fingertoppskänsla fanns. Det handlar om att möta människor i sorg med lyhördhet och respekt."

Ett tryggt resultat med fokus på det viktiga

Samarbetet mellan Fonus och PayEx har utvecklats till ett partnerskap där lösningarna kontinuerligt förbättras. Regelbundna möten och en öppen dialog säkerställer att processer och rutiner finslipas.

Niklas betonar värdet av att ha en stabil partner:

"Vi uppskattar det samarbete vi har byggt upp med PayEx. Trots att vi kunde ha valt en annan leverantör till lägre pris valde vi att avstå. Med PayEx har vi hittat en lösning som både fungerar och utvecklas."

För Helena är den största vinsten det minskade administrativa arbetet och de förbättrade rutinerna:

"Vi sparar tid och har fått en bra struktur som gör att vi kan fokusera på vårt arbete. Dessutom hanterar PayEx våra kunder med en mjuk och omtänksam framtoning, vilket är väldigt viktigt för oss.”