5 tips för bättre faktureringsrutiner

Många företag hanterar faktureringen som en administrativ biprodukt, något som sker vid sidan om kärnverksamheten. Det är sällan en bra strategi. En faktura är inte bara ett betalningskrav, den är en del av kundupplevelsen och en signal om hur professionellt ditt företag sköter sina åtaganden.

Dessutom är det lätt att missa att fakturaflödet binder kapital på ett sätt som direkt påverkar likviditeten. Rätt upplägg gör stor skillnad. Nedan har vi samlat fem områden som ofta gör störst nytta.

Fem tips för ett smidigare fakturaflöde

1. Se till att fakturan innehåller rätt uppgifter

   En giltig faktura kräver mer än ett belopp och ett förfallodatum. Den behöver fakturadatum, unikt löpnummer, namn och adresser på både säljare och köpare, momsregistreringsnummer, en tydlig beskrivning av varan eller tjänsten, pris, momsbelopp och betalningsvillkor. Att använda en fakturamalll säkerställer att ingenting faller bort i det löpande arbetet. Det minskar antalet felaktiga fakturor som måste skickas om, och sparar tid för alla inblandade.

2. Automatisera så mycket av flödet du kan

   Manuell fakturahantering är tidskrävande och riskerar att skapa fel. Med ett automatiserat flöde kan du sätta individuella inställningar per kund, till exempel antal betalningsdagar, faktureringsformat och påminnelserutiner. Kunden kan få sin faktura digitalt eller på papper, beroende på vad som passar dem. Automatisering frigör tid som du och ditt team kan lägga på annat.

3. Sänk trösklarna för nya kunder

   Att bli fakturakund hos ditt företag ska vara enkelt. En digitaliserad onboardingprocess, med kreditbedömning i realtid och möjlighet för kunden att själv administrera sitt konto, tar bort onödig friktion. Det är värt att skapa separata flöden för återkommande kunder i inloggad miljö och för tillfälliga kunder som inte behöver logga in. Ju enklare det är att komma igång, desto lägre är risken att affären faller bort.

4. Hantera sena betalningar på ett strukturerat sätt

   Att sälja mot faktura innebär alltid en kreditrisk. Har du ett tydligt och respektfullt upplägg för påminnelser, dröjsmålsränta och inkasso minskar du risken för att betalningsproblem skadar kundrelationen. Kontrollera att fakturan skickas i rätt format och att betalningsvillkoren är tydliga, ofta beror sena betalningar på missförstånd snarare än ovilja. En extern partner kan sköta kravhanteringen professionellt och frigöra din tid för kundrelationen.

5. Överväg finansiering för bättre kassaflöde

   Att ha kapital bundet i obetalda fakturor är ett vanligt problem för företag som säljer mot faktura. Genom att sälja dina fordringar till ett finansbolag får du betalt direkt och slipper vänta på att kunderna ska betala. Det ger bättre förutsägbarhet i kassaflödet och gör det lättare att planera inköp, lagerhållning och tillväxt. Alternativet är att belåna fakturorna, det vill säga pantsätta dem, och få en stor del av beloppet direkt med resterande del när kunden betalar.

Att ha ordning på faktureringsflödet handlar ytterst om kontroll. Kontroll över likviditeten, över kundupplevelsen och över det egna arbetstempot. Många av de utmaningar som gör faktureringen tung går att lösa med rätt rutiner och rätt partner.

Vill du se över hur ditt företag hanterar fakturering idag? Då berättar vi på PayEx gärna om hur vi kan stötta dig vidare. Kontakta oss så hjälper vi dig.